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XDental e Consultórios Odontológicos: uma PARCERIA de GESTÃO!

Os profissionais da Odontologia passam anos se preparando para conseguirem concluir seus estudos da prática odontológica, mas é fato que a área educacional dessa profissão ainda não oferece o preparo necessário de gestão em negócios odontológicos, e, provavelmente não seria muito interessante condicionar a prática da profissão às técnicas de empreendedorismo e administração, já que isso poderia levar um tempo considerável para aprender coisas que uma empresa de tecnologia, a ExSoluções, resolve com um dos seus softwares carro-chefe: o XDental Software Odontológico.

Confira uma rápida resenha preparada pelo executivo do XDental, Alexandre Sales, sobre alguns dos principais pilares de gestão na qual o Software desenvolvido pela marca está estruturado:

  1. Finanças e Economia de Dinheiro:

como-economizar-dinheiro-clinicas-odontologicasMuitos dos lucros que os profissionais não conseguem obter em seus negócios se devem a uma falta de aprofundamento nos conhecimentos de  administração financeira dos seus negócios. Falta de organização com os documentos importantes, incorreta administração de prazos e períodos das contas a pagar e a receber, administração de tributos e de recursos humanos da empresa, entre outros.

Geralmente, quando o próprio cirurgião-dentista administra essa área, não consegue mensurar corretamente o valor do seu trabalho. É comum, em minha trajetória, os encontros com diversos colegas que já sofreram prejuízos gigantescos por confiarem a administração financeira a pessoas que estavam mal intencionadas. O XDental possui ferramentas de controle de permissões e alertas de prejuízos financeiros muito eficiente. O profissional não necessita compreender os cálculos, já que o programa faz isso sozinho, além de alertar e fornecer relatórios claros e intuitivos para seu controle. É possível fiscalizar de uma forma bem digestiva ao cirurgião-dentista, todo o andamento do trabalho de administração financeira de sua empresa.

Outra funcionalidade do software é a Compra-Ouro, que faz comparações entre listas de preços de insumos de diversos fornecedores, oferecendo ao profissional responsável pelas compras do consultório, informações que o coloca no poder da negociação com os fornecedores. Há relatos de clientes do nosso software que obtém compras até 50% mais baratas, dos mesmos produtos que já costumam utilizar, mas antes de utilizarem o XDental não podiam barganhar durante a negociação, pela trabalheira que seria uma tomada de preços manual.

  1. Marketing

icone_analise_propagandaA propaganda e a beleza do trabalho oferecido pelo escritório são a alma do negócio. De receitas ao próprio sorriso do paciente, tudo precisa ser bonito e divulgável. O XDental possui ferramentas que permitem a personalização de todos os documentos que são emitidos pelo consultório ao paciente, permitindo a inserção de logomarcas, nome da empresa, endereço em receituários, atestados, recibos, orçamentos, e muito mais.

Li em algumas redes sociais, em debates entre dentistas, que muitos não conseguem entender o motivo de pacientes não aprovarem tratamentos propostos. Eu posso afirmar que sei: essa decisão do paciente é tomada no momento da apresentação do orçamento. O XDental tem uma ferramenta de elaboração de orçamentos que diminui consideravelmente as recusas dos pacientes, quando corretamente utilizada.

A função de envio de SMS oferece ao profissional da odontologia, não apenas uma economia de dinheiro relacionada a considerável redução do uso de ligação telefônica para confirmar as consultas, tarefa que costuma ser a grande vilã das contas de telefone, mas também permite que a empresa mantenha relacionamento com os seus pacientes, enviar mensagens em datas comemorativas, lembretes de profilaxia para fidelizar os pacientes, etc.

Ainda no marketing, o programa permite que seja entregue ao paciente, materiais com os resultados do seu tratamento. Isso geralmente favorece e facilita uma forma de propaganda que também costuma ser muito benéfica ao crescimento do número de pacientes de um consultório odontológico: o boca a boca ilustrado com imagens de antes e depois, evolução do tratamento e muito mais.

Outra funcionalidade ligada ao marketing está no cadastro do paciente, é a indicação do meio de divulgação na qual o paciente foi conduzido até o consultório. Isso favorece a correta administração do orçamento com estratégias de comunicação, seja nas redes sociais, mídias tradicionais e/ou alternativas.

  1. Informação acessível de qualquer lugar

Flat-Paper-Plane-1024Graças ao aplicativo mobile, nas versões IOS e Android, que fica conectado remotamente ao XDental do consultório, o cirurgião pode acessar e alterar dados de sua agenda de qualquer lugar. Nem preciso dizer o quanto essa funcionalidade pode auxiliar na flexibilização e organização dos compromissos.

O aplicativo também ajuda na economia de dinheiro, já que permite ao consultório que faça as fotografias do paciente diretamente do smartphone onde está instalado e envio imediato ao prontuário do mesmo.

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Todo o conceito dos outros pilares de sustentação do XDental é não somente a economia de dinheiro e aumento dos lucros da empresa, mas também a eliminação do tempo gasto em tarefas que costumavam serem feitas em modelos ultrapassados de gerenciamento. Esse tempo ganho com a eliminação de tempo gasto nessas tarefas acaba entrando no saldo positivo do dentista empresário, que tem mais tempo não só para atender mais pacientes, mas também para dedicar-se a outras atividades de sua vida na qual não conseguia antes, por ter que utilizar seu tempo livre na organização e correção de problemas nos negócios.

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SUPER GUIA para divulgar seu consultório odontológico nas redes sociais

No passado era muito mais caro e complicado alcançar novas pessoas para fazer a divulgação de serviços prestados por uma empresa. A globalização e o advento da internet modificou completamente esse cenário. O que era caro e exigia muito tempo ficou mais acessível e simples, mas a presença de grande parte das empresas nas plataformas ainda é um pouco desastrada e desprovida de conhecimentos técnicos.

Alexandre Sales, diretor executivo do XDental Software Odontológico preparou sete dicas simples que observou já serem aplicadas em consultórios de clientes do Software. O objetivo destas dicas é ajudar o dentista empreendedor a entender como começar a pensar corretamente nas redes sociais e o que ter em mente na hora de terceirizar este serviço ou contratar profissionais da área. Confira esse SUPER ARTIGO:

 1. Por que meu consultório precisa estar nas redes sociais?

social-questionsA globalização mudou a dinâmica da propaganda. Os meios de comunicação e publicidade tradicionais não permitiam a interação dos expectadores. Por causa disso, a internet talvez tenha revolucionado esse processo. As pessoas hoje podem conversar, gritar, reclamar, sugerir, opinar, engajar-se e ajudar na multiplicação da propaganda da empresa. Tenha em mente que você precisa aprender a escutar o seu “cliente-paciente”, que às vezes surgirá impaciente. Nem todas as críticas são construtivas, mas procure transformar a cara de toda crítica, para que todos os expectadores dessa crítica percebam que a sua empresa sabe atender educadamente, até os mais exigentes.

Lembre-se que a internet é um território que praticamente não permite “arrependimento”. Isso significa que tudo o que você fizer no território digital ficará registrado, e talvez para sempre. Não apenas estará registrado, mas provavelmente será ressuscitado em algum momento. Por isso, cuide para que tudo o que você fizer lá seja motivo de orgulho e “ostentação”.

 

2. “Quanto mais gente curtir a minha página ou me seguir, melhor!”

Facebook_like_butonEsqueça isso! Na verdade, você precisa adaptar essa ideia e pensar assim: “Quanto mais gente conversar com o meu consultório, melhor!”. De que adianta comprar centenas, milhares de seguidores e fãs, e aquela suntuosa página não lhe oferecer sequer um novo paciente? Não gaste o seu precioso dinheiro comprando seguidores, a maioria dos serviços desse tipo são fraudulentos e vão contra os termos de uso das redes sociais, além de não servirem para nada.

Primeiramente, faça uma análise sobre os seus atuais pacientes, eles são o seu atual público. Tente traçar um perfil da maioria dos seus pacientes e entender a relação desses dados com os serviços que você presta.

Você gostaria de alcançar um novo público-alvo? Estude sobre ele, adapte os serviços às necessidades dele. Treine a sua equipe para recebê-lo como ele gosta de ser recebido (de nada adianta a empresa ter um comportamento gentil e interessante dentro das redes sociais e no off-line, quando o paciente chegar lá, o tratamento ser o oposto).

Publique na internet, não apenas publicidade, mas conteúdos que podem ser úteis para esse público-alvo. Estude quais cores podem atrair mais facilmente o público e desenvolva conteúdos que obedeçam uma identidade visual (design) que irá atingi-lo e fazê-lo parar de olhar as fotos do casamento de um parente dele para olhar seu conteúdo para perceber sua presença nas redes sociais dele.

Também não adianta sair fazendo perfis e páginas em centenas de redes sociais. Isso provavelmente irá consumir uma energia muito grande da sua parte. Depois de saber quem é o seu público, é importante saber em quais redes sociais você irá encontra-lo e concentrar sua energia nelas.

 

3. Se não tiver algo “gratuito” para dar, esqueça!

gift-givingNão! Não pense que nessa dica iremos sugerir que você ofereça extração de dente gratuitamente, até porque isso é vedado pelo Código de Ética da Odontologia. Essa dica é para que você entenda mais profundamente o último parágrafo da dica anterior.

As pessoas não estão no facebook ou twitter esperando aparecer uma publicidade sua para correr e se consultar imediatamente no seu consultório. Elas estão lá para olhar as fotos do casamento da amiga, as fotos do bebê novo de um parente, olhar as publicações dos ex-namorados, bisbilhotar a vida alheia, jogar, ler fofocas, ler notícias, ver vídeos que lhe deixem com a barriga doendo de tanto rir, entre muitas outras amenidades. Tenha em mente que para fazê-las perceberem que o seu consultório está ali no meio de toda essa gama de conteúdos que a interessem, o seu consultório precisa oferecer algo tão interessante ou mais.

Hoje, o que tem feito à diferença na presença de diversas empresas nas redes sociais é o Marketing de Conteúdo. Um exemplo: tenha o hábito de produzir artigos e notícias que são do interesse do seu público-alvo. Isso irá não apenas conduzi-lo e engajá-lo com as suas páginas, mas irá sutilmente colocar na cabeça do seu público, que a sua empresa entende do assunto, fará o seu público lembrar de você quando precisar dos serviços que o seu consultório oferece. Pode ser hoje ou daqui a um ano, caso você não suma das redes sociais dele.

Experimente oferecer conteúdo útil para o seu público, conteúdo este criado dentro de um blog ou site, onde existam formulários de cadastro dos usuários, seja para marcar consultas, tirar dúvidas e receber mais conteúdos. Mantenha hábitos regulares de postagens dos conteúdos, para que os seus leitores saibam exatamente quando buscar o conteúdo na sua página.

 

4. Não existe almoço grátis!

icone_analise_propagandaNinguém até hoje criou uma rede social por filantropia. Dá muito trabalho ter ideias e colocar elas em prática, principalmente quando se diz respeito a ideias que vão atingir muitas pessoas, como é o caso das redes sociais. Isso faz com que, por mais que elas pareçam gratuitas, tenham um custo para que você ganhe dinheiro dentro delas.

Praticamente todas as redes sociais começam gratuitas, para as empresas, mas depois que se tornam sensação e parte do dia a dia de milhares de pessoas, elas começarão a serem monetizadas, mas calma! Isso não significa que você irá gastar muito dinheiro para alcançar seu público. Existem redes sociais, como o facebook, que oferecem pacotes de anúncios que não são tão caros e uma ferramenta muito boa para calibrar esses anúncios e soltá-los apenas para quem terá interesse neles. Fazer anúncios aleatoriamente e ignorar essas calibragens fará você perder dinheiro.

Outra dica: conteúdo útil, quando bem feito, tem chances maiores de viralização (disseminação em massa) nas redes sociais. Se você apostar nesse serviço, verá reduzirem os custos dos seus anúncios. Conteúdos muito bons costumam ter vida própria nas redes sociais.

Se você não tem conhecimento suficiente e tempo para aprofundar-se nessas técnicas é melhor contratar algum especialista no assunto. Eu disse especialista, não aquele sobrinho que sabe mexer com “informática”. O especialista pode até ser o seu sobrinho, mas se você contratar pessoas sem se certificar que o trabalho dará os resultados que você espera, também será uma perda de tempo e dinheiro.

 

5. Um, dois, três indiozinhos…

custom-reportsNão deixe de acompanhar e medir nenhum resultado sequer. Nos meios de publicidade tradicionais você só pode ter uma noção de quantas pessoas foram atingidas pela sua propaganda, mas na internet você tem acesso a tudo. É possível saber quem apenas olhou seu anúncio, quem clicou nele, quem preencheu os formulários de cadastros existentes no seu site, quem comprou, quem ignorou completamente, quem não quer mais ver sua propaganda, quem quer acompanhar sempre, enfim, TUDO!

Transforme todas essas informações em uma bússola para os próximos passos. Use os dados para corrigir os erros detectados, repetir estratégias que deram certo e aprimorar essas estratégias para obter resultados melhores ainda.

 

6. Personalize o seu diálogo

Hand writing Smiley on the Customer  - Customer RetentionPor mais que o seu público tenha uma série de comportamentos comuns à maioria das pessoas dele, tenha em mente que cada pessoa é uma pessoa. Evite conversar no plural com qualquer pessoa que seja. Dirija-se diretamente ao seu “paciente”. Não tem nada pior do que pensar estar conversando com um robô.

É possível direcionar determinados anúncios e publicações para o público masculino ou feminino, e isso é fantástico para distribuir de forma mais rápida e automática o que pode ser feito dessa forma, mas quando o assunto é responder a uma conversa, leia com atenção o que o seu cliente quer de você.

Divida corretamente seu coração entre o seu consultório e o seu paciente. Tem horas que você precisa engolir seco, a crítica, pois ela é verdadeira e além disso é uma excelente oportunidade de mudar algo errado no seu trabalho para até conquistar novas pessoas, pela demonstração de humildade e HUMANIDADE com o seu cliente.

Não alimente detratores. Quando detectar que alguém não está em busca de uma solução para um problemas, mas simplesmente em denigrir a imagem da sua empresa, não responda de forma grosseira. Outras pessoas estão assistindo aquela conversa, mesmo que ela aconteça no inbox ou e-mail, há os printscreens, e principalmente nesse caso, a sua resposta deve ser pensada para as outras pessoas não ficarem com uma péssima imagem do seu consultório e não darem crédito ao detrator. Há recursos nas redes sociais para que empresas lidem corretamente com essas pessoas, como a afixação de termos de uso das páginas, com o aviso prévio do banimento do usuário da página, caso ele não haja de forma honesta nas solicitações e colocações que faz.

Há inúmeros casos em que proprietários de empresas, apaixonados pelo seu negócio (e com razão em ser), ignoram o fato de que essa paixão deve abraçar a satisfação do cliente e resolvem responder usuários na internet de forma passional e acabam sendo grosseiros. O resultado foi o esperado PrintScreen por parte do cliente + Post nas Redes Sociais dele + Viralização (das mais desvantajosas que existem). Isso pode queimar a sua reputação e jogar fora todo o trabalho, investimento e esforço que você fez para conquista-la. Situações como essa também acontecem quando as pessoas contratadas para fazerem esse trabalho não são corretamente preparadas.

 

 7. “Memerize” o seu conteúdo

Meme-LOL-1Não existe manual básico na internet que sirva para a vida toda. Todo dia surge um meme* novo, que muda de alguma forma o comportamento dos usuários. Esteja atento e busque oportunidades de inserir o conteúdo do seu consultório na internet dentro dessas tendências. Novas redes sociais surgem o tempo todo, também, e você precisa observar se o seu público está migrando para elas e analisar se quando vale a pena ir para essas novas plataformas ou não.

Tenha muito cuidado, pois se a sua presença na internet não for marcada de forma estudada, milimetricamente calculada, o próximo meme pode ser você e isso pode lhe custar a reputação do seu consultório, conquistada com muito esforço. Há empresas que se tornaram memes e transformaram essas situações de forma a revertê-las em benefício e crescimento próprio, mas as chances disso acontecer pelas mãos de quem levou a empresa a um vexame são mínimas. É melhor prevenir do que “rememediar”.

 

8. Uma imagem fala mais que mil palavras

GraphicDesignEstudos divulgados pelas principais redes sociais nos últimos anos apontam para um dado interessante: as pessoas começam a consumir o seu conteúdo pelo design. Ou seja, uma imagem bonita e coerente levará mais rapidamente o usuário ao seu conteúdo.

Tenha cuidado com a autoria das imagens e vídeos que utiliza. Existem muitos sites que disponibilizam imagens gratuitas e com direitos autorais livres. Faça uma simples pesquisa por esse tema na internet e você encontrará muitos caminhos.

 

9. Organize-se!

organizaçãoSeu trabalho nas redes sociais deve gerar cadastros de possíveis pacientes, que precisam ser alimentados regularmente com conteúdos interessantes. Mantenha um cadastro organizado de quem assinou sua newsletter, se cadastrou para marcar uma consulta, para tirar dúvidas e também de quem se tornou um paciente. Separe esses quatro segmentos em grupos e cuide para que o conteúdo para cada grupo seja ajustado e direcionado com design e conteúdo adequados.

Em alguns momentos, usuários vão deixar de ter interesse no seu conteúdo e vão solicitar descadastramento. Se possível, busque perguntar o motivo e se for algo que possa ser corrigido, faça-o, até para evitar mais descadastramentos. Em seguida respeite a vontade do usuário e não lhe envie mais conteúdos. Retire-o imediatamente da sua lista e mantenha-o em uma lista de descadastrados, esses dados depois podem ajuda-lo a ter informações para novas estratégias e posicionamentos.

 

10. Responda, dê feedback, responda, dê feedback, responda…

Flat-Paper-Plane-1024Não deixe nenhum único paciente ou possível paciente sem resposta nas suas redes sociais. Isso é feio, é desvantajoso para o seu negócio e não ajudará você a atingir o seu objetivo em estar presente nas redes sociais.

Se você não tiver as respostas solicitadas imediatamente, responda mesmo assim. Pode ser com um: “Fulano, recebi a sua solicitação e no momento preciso entrar em contato com outro setor para ser mais preciso e correto na resposta. Em breve entrarei em contato. Obrigado pela compreensão!”. Busque a resposta e dê o feedback. Se demorar muito, peça desculpas pela demora!

Lembre-se que não é o usuário da internet que precisa se adaptar ao seu jeito de ser empresa, mas sim você, que veio para o território dele lhe oferecer um serviço, e, para isso, precisará adaptar a sua forma de comunicação à forma do seu público de recebê-la. Muito do sucesso da internet se dá porque nela as pessoas podem conversar, então lembre-se disso antes de ignorar uma mensagem de um usuário só por ela não dizer o que você esperava!

 

11. DICA PLUS: Principais Redes Sociais

Facebook

facebook-iconÉ a maior rede social do mundo. A rede encerrou 2015 recebendo 1,59 bilhões de novos usuários por mês. O Facebook está investindo pesado nos chamados “Artigos Instantâneos”. Em breve os artigos poderão ser publicados na própria plataforma, com a promessa de entregar o conteúdo ao usuário de forma mais rápida e com menor consumo de dados de internet, o que para muitos usuários é verdadeiramente atrativo. Possui uma ferramenta de gerenciamento de anúncios própria, e oferece calibragem de alta performance para a entrega dos anúncios, sendo possível indicar até mesmo para que rua de determinada cidade você gostaria que os anúncios sejam exibidos. É possível fazer anúncios com valores muito baixos.

Whatsapp

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Pertence ao Facebook, atualmente, mas é apenas um comunicador instantâneo que virou uma febre nos últimos 3 anos. Possui grupos de até 100 pessoas e muitas empresas têm feito estratégias de divulgação de conteúdos e publicidade e contato com clientes e possíveis clientes através da ferramenta. Por ainda ser gratuito e só necessitar de uma conexão com a internet, a ferramenta está em quase todos os celulares smartphones existentes hoje, então aproveite, o facebook começou a cobrar anúncios de quase todas as redes sociais que comprou e essa pode ser a próxima.

Instagram

Instagram-512Notei a existência de muitos consultórios odontológicos e de estética dental dentro do Instagram. Na verdade, quase todos os segmentos de moda, estética e alimentação gourmet têm aderido de forma especial à ferramenta. Não fazem nem 5 meses que o Instagram começou a permitir anúncios dentro da plataforma. Assim como o facebook, é possível fazer anúncios com um orçamento baixo e, por pertencer também ao facebook, os anúncios são feitos dentro da mesma plataforma de gerenciamento de anúncios. Aproveite a tendência e estude entrar para a rede social, pode ser benéfico para o seu consultório. Tendências como essa costumam significar a existência de boas oportunidades de negócios para as empresas .

E-mail Marketing

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Não é bem uma rede social, mas é uma das plataformas de comunicação mais antigas da internet. Diversas redes sociais chegaram e foram embora, mas o e-mail permanece ali, com o seu lugar garantido no coração e na vida dos usuários da internet. Existem ferramentas de e-mail marketing que automatizam o processo de envio de e-mails para a sua lista de contatos, que pode ser obtida através do trabalho com o seu site e blog. Tenha um pouco de cuidado ao comprar listas de e-mail. Enviar e-mails para quem não solicitou pode ser incômodo e dar uma péssima primeira impressão nas pessoas sobre o seu consultório.

 

Não esqueça de consultar o Código de Ética da Odontologia, do Conselho Federal de Odontologia, há um capitulo que trata exclusivamente da publicidade e propaganda. Evite fazer qualquer publicação que desrespeite o código. A aplicação de Multas e Sanções pode atrapalhar o andamento do seu trabalho. Para baixar o CAPÍTULO XVI – DO ANÚNCIO, DA PROPAGANDA E DA PUBLICIDADE, clique aqui.

 

* Memes. O denominado Meme é um termo criado pelo escritor Richard Dawkins, em seu livro The Selfish Gene (O Gene Egoísta, lançado em 1976), cujo significado é um composto de informações que podem se multiplicar entre os cérebros ou em determinados locais como, livros. No caso da internet, é comum que os memes sejam em sua maioria, situações vexatórias, causadas por erros de um usuário ou empresa.

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Gerenciamento completo de consultórios odontológicos

Se você tem notado muitos prejuízos ou falta de sucesso no gerenciamento do seu consultório odontológico, esse post é para você. Preparamos um pequeno tour pelo XDental, o software que já ganhou o coração de milhares de cirurgiões-dentistas Brasil afora.

Receitas

Clique para ampliar

Imagine uma rotina de trabalho onde você não precise sequer preencher uma receita para o paciente. O XDental possui um banco de dados de todos os remédios possíveis para prescrição em tratamentos odontológicos, com a digitação de poucas letras é possível a localização do remédio dentro desse banco e pronto: a prescrição já é automaticamente inserida na receita, com a quantidade de vezes que aquele paciente precisa tomar. O maior trabalho do dentista será o de assinar e carimbar a receita.

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Agenda + SMS | Clique para ampliar

Outra função que ganha o coração dos usuários do software é a de gerenciamento da agenda automatizado através do envio de SMS aos pacientes. O programa envia a mensagem ao paciente, solicitando que confirme ou não o compromisso, respondendo (sem custos ao paciente) a mensagem com determinado número para cada possível resposta dele, e, assim que a resposta é enviada, o sistema a reconhece e automaticamente atende ao comando de manter ou não o compromisso na agenda do dentista. Essa tarefa costuma consumir muito dinheiro para ser operacionalizada, mas com software, esses custos são reduzidos de forma

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Integração com APP Mobile

Já o aplicativo mobile possui funções que além da praticidade na execução delas, possibilita a economia de dinheiro, quando por exemplo permite ao dentista o envio de fotografias do paciente em tempo real ao seu prontuário, no seu cadastro dentro do software, através de uma conexão com a internet.

É comum ao dia a dia de muitos consultórios, a parceria com dentistas de fora, que realizam certos procedimentos utilizando suas estruturas e pacientes. O XDental possui a função de controle dessas atividades, bem como das comissões que devem ser pagas a esses profissionais. Fora isso, toda a administração da empresa é possível no software, desde o cadastro de funcionários ao gerenciamento financeiro, contas a pagar e controle de estoque inteligente (que indica os fornecedores com melhor preço).

Toda empresa precisa de boas práticas de Marketing para manter relacionamento com clientes e possíveis clientes. A ferramenta de Marketing do XDental é completa e possibilita ao seu consultório o envio de mensagens (e-mail e SMS) personalizadas para os pacientes em determinadas datas, orçamentos personalizados para ajudar o paciente a compreender melhor o tratamento proposto, além de possibilitar a personalização de todos os documentos do software com a identidade visual da empresa.

Controle de retorno

Controle de retorno – Clique para ampliar

Para turbinar os lucros, o XDental também possui uma ferramenta de controle de retornos, que lembra aos pacientes das suas datas de retorno para manutenções e visitas de rotina ao dentista. Essa é uma importante ferramenta de fidelização dos pacientes, que costumam ser um dos mais importantes agentes de divulgação dos trabalhos de empresas que são clientes.

O XDental é o software perfeito para quem gosta de uma administração real e organizada de sua empresa. O programa gera relatórios de acordo com a maior parte das necessidades empresariais, permitindo que o empreendedor possa manter sua equipe ciente da situação da empresa e até das metas de trabalho traçadas. Investir em um bom software para gerenciar seu negócio odontológico é investir em um processo de trabalho mais rápido, organizado e econômico. Esse investimento reduz suas dores de cabeça e tempo gasto com tarefas que não sejam as odontológicas, possibilitando até que você tenha mais tempo para fazer o que gosta, também dedicar tempo aos familiares e amigos.

Todas as funções do XDental (clique aqui)

Preços das três versões do software (Promoção 40%OFF até 15/01/2016):

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Turbinando os seus lucros em seu consultório odontológico

Há alguns dias abordamos algumas dicas para reduzir gastos. Turbinar lucros em uma clínica odontológica requer outras estratégias além de economizar. Quem dá as dicas é Alexandre Sales, sócio executivo da ExSoluções, empresa responsável pela idealização e desenvolvimento de um dos maiores e mais tradicionais softwares de gerenciamento odontológico do Brasil, o XDental.

Segundo Alexandre, os anos à frente da gestão da empresa lhe mostraram que o sucesso de um consultório odontológico não está condicionado apenas ao conhecimento de administração por conta de quem gere o negócio, mas muitos casos de sucesso foram acompanhados de perto pelo executivo, que fundamentou a caminhada para sucesso em uma estrada sustentada por cinco bases fundamentais. Confira:

  1. Controle de gastos e economia

shutterstock_124525963-InvestmentMuitas pessoas têm bons lucros e só não se dão conta disso por um único fator: gastos demais. Estes são, em sua maioria, gastos desnecessários, exagerados. Eles muitas vezes se disfarçam de gastos necessários, mas basta uma análise detalhada de relatórios de curto e longo prazo para perceber o assalto que esses gastos fazem no seu caixa.

Tenha um rigoroso controle de estoque, que de preferência esteja conectado com preços atualizados dos fornecedores, e que seja capaz de apresentar-lhe onde melhor realizar as compras necessárias para o trabalho no seu consultório, observar parâmetros de gastos e gastar apenas o que é necessário. Volto a repetir que a tecnologia pode ser uma forte aliada. Há softwares que possuem essas funcionalidades e podem ser uma super mão na roda.

Se você está economizando, está aumentando a sua margem e lucro. Isso é um fato!

 

  1. Organização

mesa-de-escritorio-minimalista-graficos-livres_23-2147492390A organização é a mãe de toda informação que precisamos. O principal motivo de ser necessário se organizar é ter acesso à informação, como e quando precisar dela. Qualquer paciente vai se sentir seguro e confiante em um dentista que sabe guardar suas informações e utilizá-las na hora certa. Para isso é necessário, em primeiro lugar, manter um organizado cadastro de pacientes, que permita o armazenamento de todas as informações dos seus pacientes, não só odontológicas, mas de contato, aniversário, datas importantes para eles, fotografias, históricos, expectativas com os tratamentos e compromissos futuros. Você talvez não entenda até essa primeira base, o motivo de armazenar tantas informações, mas continue lendo e saberá o quão preciosas são todas elas para o seu sucesso.

Em segundo lugar, mantenha essas informações em lugares de fácil e rápido acesso, é desagradável para os pacientes esperarem 10 minutos em uma recepção, até que o consultório consiga localizar suas informações. Isso passa uma impressão de desorganização por parte do consultório. Uma solução para isso pode ser um cadastro digital dos pacientes, através de um software de gerenciamento do consultório.

 

  1. Otimização do tempo

dentista-ocupadoA maior parte das empresas odontológicas são pequenas e contam com no máximo 5 funcionários. Ter um tempo otimizado, com uma grande quantidade de tarefas que precisam ser feitas, nesses casos, é imprescindível. Procedimentos com pacientes tomarão a maior parte do seu tempo, claro, mas é preciso reservar tempo para tarefas administrativas.

A tecnologia também é uma aliada nesse ponto. O ponto central que tive em mente quando o XDental estava sendo desenvolvido foi a otimização do tempo dos dentistas. Hoje, nossa ferramenta permite ao dentista nem mesmo precisar preencher e gerar receitas e atestados aos pacientes, por já conter modelos preenchidos (inclusive com a posologia) de praticamente todos os medicamentos disponíveis no mercado. Mais de 80% do nosso programa permite ao dentista trabalhar sem precisar tocar no teclado do computador, apenas através de poucos cliques no mouse.

Divida corretamente as tarefas entre os seus colaboradores, de acordo com a capacitação individual e contrato de trabalho de cada funcionário. Tarefas sendo realizadas por quem tem qualificação para elas levam menos tempo e têm mais qualidade. Se você ainda não informatizou os processos de trabalho no seu consultório, certamente os seus funcionários estão subutilizados, com o aproveitamento precário do tempo deles e até mesmo sobrecarregados. Envolva-os na tecnologia e na automatização dos processos. Opte por rotinas de trabalho cada vez mais modernas, pois elas vêm justamente para ajuda-lo a otimizar o seu tempo.

 

  1. Comunicação (Marketing)

Vector Flat Design style illustration of website analytics searcExiste um ditado popular que diz “galinha que não cacareja, não come milho”. Isso é um fato e você deve saber muito bem que a “publicidade é a alma do negócio”. A comunicação e publicidade embaralha muito a cabeça de odontólogos, pois além de se desdobrarem em uma área que já não é seu campo de formação para administrar a sua empresa, quando querem impulsionar ainda mais os negócios, precisam trabalhar a publicidade dele.

Faça a publicidade do seu negócio da forma mais adequada ao seu orçamento. Busque profissionais que tenham experiência na área para idealizarem estratégias e executá-las. Procure estar nas redes sociais de forma profissional. Quanto mais informações corretas sobre o seu negócio você publicar na internet, mais facilmente será encontrado por novos pacientes. Existem serviços como esses que se adequam ao seu orçamento e os resultados são bastante positivos.

Procure preparar os orçamentos para os seus pacientes de maneira personalizada, com exemplos de sucesso de pacientes que foram tratados por você e com uma linguagem mais humanizada. Isso fará com que eles entendam melhor o tratamento proposto, sintam segurança no seu trabalho e a sua taxa de conversão de pacientes será maior. O XDental é um exemplo de software que já possui orçamentos personalizáveis para o seu consultório, onde você utiliza identidade visual da sua empresa e os orçamentos, bem como cálculos necessários são feitos automaticamente, bastando inserir o nome dos tratamentos.

 

  1. Fidelização

Xdental Marcação de Consulta Insta 333Mantenha estratégias não apenas voltadas para a busca de novos clientes, mas para manter interação com os seus clientes atuais, as visitas de manutenção deles podem e devem ser feitas no seu consultório, mas se você não mantiver um relacionamento pós-procedimentos com eles, eles procurarão outros lugares.

Alimente a rotina de enviar mensagens de aniversário e datas especiais para os seus pacientes, lembretes das datas de manutenção, mensagens de relacionamento, para saber como está a saúde deles, deixe-os sempre lembrarem que você está aí e que podem contar com você quando precisarem. Um software odontológico que possua uma ferramenta de Marketing Completo pode ser bastante útil e desempenhar esse papel de forma mais econômica, eficaz e rápida.

Revisando: Ganhe tempo com a organização da sua vida, pois, sabiamente nos ensinou Benjamin Franklin, “tempo é dinheiro”. Lembre-se que “Quem não se comunica, se trumbica”, dizia Chacrinha. E um sábio do mundo dos negócios, o poderoso Henry Ford nos aconselhou: “Economia, frequentemente, não tem relação com o total de dinheiro gasto, mas com a sabedoria empregada ao gastá-lo”.

5 dicas fundamentais para reduzir gastos no seu consultório odontológico

5 dicas p reduzir custosQuem olha para o belo e bem cuidado sorriso de um dentista não faz ideia de como pode ser difícil mostrar esse sorriso quando o assunto é a administração financeira do seu consultório. Ela pode dar muita dor de cabeça e prejuízos.

Especialista na área de gerenciamento e administração de clínicas odontológicas há mais de 15 anos, o desenvolvedor Alexandre Sales, do Grupo ExSoluções, fez um balanço de tudo o que viu em todos esses anos, trabalhando no grupo idealizador e desenvolvedor do XDental, um dos mais completos e competitivos softwares de gerenciamento de clínicas odontológicas do Brasil. O resultado é um guia curto, direto e completo de como cortar gastos desnecessários e ainda assim ter uma gestão muito mais eficiente de clínicas e consultórios odontológicos. Vamos lá!

  1. Estamos na era digital, viaje muito por ela!

jhnklEngana-se quem pensa que estar inserido na era digital é manter milhares de planilhas, arquivos e pastas com toda a movimentação do consultório no computador. A era digital começou por aí, mas já estamos na sua segunda, quiçá terceira década, e esses recursos são tão arcaicos e obsoletos quanto os armários de documentos em papel que os antecederam. Hoje a tecnologia permite o envio de mensagens de texto com custos muito baixos ou até mesmo gratuitas. As pessoas também perderam o costume de atender e fazer ligações, primeiro pelo custo, depois pela facilidade e versatilidade dessa forma de comunicação. Para você, dentista-empresário, esse recurso das mensagens tem um plus: manter o registro do que você diz ao seu paciente, pois um dia você pode precisar desse registro, quer seja para lembrar-se de informações, quer seja para provar o que disse ao paciente, no caso de ser questionado, judicialmente ou não.

Outra coisa, existe um mantra democraticamente validado no mundo empresarial: “Tempo é dinheiro!”. Quem ousa discordar? Ninguém! Os novos computadores e softwares da atualidade são incrivelmente velozes e capazes da realização de multitarefas. Isso faz você economizar tempo, logo, ganhar mais com ele! Um bom computador, capaz de lhe render muita facilidade custa muito pouco, em relação aos valores praticados no passado. Tarefas como localizar o prontuário de um paciente, podiam segurar uma secretária em meio a fichários ou pastas de computador por muitos minutos. Hoje isso é possível em segundos, menos de 10 deles. Tanto os computadores quanto a velocidade da internet, que um dia no passado foi discada, são incrivelmente rápidos.

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  1. Tenha bons profissionais cuidando da sua contabilidade

contador_1803Já abordei esse tema em um outro artigo, sobre “Como não perder tanto dinheiro com impostos” anteriormente, e considero essa uma das maiores e favoritas rotas de fuga do dinheiro do seu consultório. Um bom departamento financeiro, ou prestador terceirizado desse serviço, pode fazer verdadeiros milagres que muitos não sabem fazer para que você não veja muito do seu suado dinheiro ser desperdiçado em multas e sanções tributárias, simplesmente por falta de cuidado, conhecimento e gerência.

Aqui nesse tópico eu ouso ser repetitivo e dizer: além de apenas confiar seu departamento financeiro a bons profissionais, aposte na tecnologia, em um software de gerenciamento odontológico que possua boas funcionalidades para o departamento financeiro, assim você pode acompanhar de perto o que está sendo feito. Acompanhe de perto as comissões dos seus colaboradores que fazem procedimentos odontológicos com recebimento de porcentagens, seu controle de estoque, as pendências de pagamentos dos seus pacientes, faça a emissão, pagamento e recebimento de boletos bancários, assim o controle dos comprovantes fica digitalmente com você e tem valor igual aos comprovantes de papel e também o controle de convênios.

  1. O seguro morreu de velho!

direito-Muitos odontólogos clientes do XDental vibraram quando anunciamos a funcionalidade “Proteção Jurídica”, na versão 2015 do software. Me deparei com relatos de profissionais que perderam muito dinheiro na justiça por falta de ter como provar sua defesa contra as acusações de pacientes. Manter documentação física de papel é uma solução, mas a grande maioria dos consultórios não possui espaço para isso e as condições de armazenamento dessa documentação exigem cuidados, para que mesmo guardados eles não se estraguem. A solução é mais uma vez o seu mergulho na era digital, justamente eleita como a dica número 1, por ser a solução de muitos problemas. Imagine então a felicidade de quem precisa de certo documento, busca por ele, encontra em segundos e pode imprimir quantas vezes desejar e com qualquer que seja a finalidade?

Mantenha o seu registro de documentos, principalmente da Anamnese. Você deve saber que grande parte dos pacientes que reclamam do seu serviço, o faz injustamente, quando deveriam entender suas condições registradas em um cadastro com anamnese. Se você tem os documentos, tem contra-argumentos.

  1. O controle de retornos dos pacientes

retorno_dentistaNem todo mês vai ser bom para conseguir alcançar novos pacientes, isso significa que você precisa fazer seus atuais pacientes fazerem suas revisitas ao dentista no seu consultório. Não faz muito sentido o seu paciente ir para outro consultório, então, mantenha um controle rigoroso dos retornos, com ligações ou mensagens nos dias que antecedem, para lembrá-los do momento certo de voltarem para as manutenções ou revisão das situações deles. Você deve saber muito bem que manter um fluxo de atendimentos entre novos pacientes e retornos dos pacientes antigos faz com que o caixa do seu departamento financeiro não fique tão prejudicado quando um mês não é tão bom para a prospecção.

Se o seu cadastro digital de pacientes permitir uma automatização desse controle de retornos, ótimo! Assim você vai economizar tempo, custos e garantir uma movimentação e fluxos financeiros cada vez mais estaveis e lucrativos.

  1. Relatórios

Consultoria+CientíficaPeça relatórios de todos os seus colaboradores e esteja atento aos dados da produtividade deles. Isso vai ajudar muito a motivá-los a alcançarem melhores resultados. Nem preciso dizer que tal motivação traz resultados e que esses resultados também são financeiros. Analisar relatórios e acompanhá-los juntamente com os seus colaboradores faz as perdas serem cortadas logo que detectadas.

Aproveite essas reuniões de apresentações dos relatórios para traçarem novas metas, corrigir erros cometidos no decorrer do trabalho e planejar. Mantenha o costume de registrar os resultados para futuras comparações. Não esqueça de elogiar colabores que apresentaram resultados satisfatórios e incentivar os demais a progredirem. Compare resultados de diversos meses e se julgar importante, faça substituições nas equipes, tente detectar funções e postos de trabalho dispensáveis ou desnecessários e divida corretamente as tarefas e atribuições entre os funcionários, lembrando de só atribuir determinadas funções a quem realmente seja capacitado para a mesma. Pessoas desempenhando tarefas na qual não são capacitadas podem causar prejuízos legais, morais e financeiros ao seu consultório.

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5 dicas para Dentistas não perderem tanto dinheiro com impostos

como-economizar-dinheiro-clinicas-odontologicas Independente da área de atuação de uma empresa, um dos fatores que mais relevantes na vida da mesma é a economia de Impostos. Baseado nisso, é extremamente necessário que seja feita uma gestão tributária eficaz. Tal gerenciamento pode promover crescimento e até mesmo um maior equilíbrio em meio a uma crise econômica no país. Odontólogos empreendedores precisam dar bastante atenção para toda a gestão administrativa dos seus consultórios, clínicas e hospitais. Pequenos erros podem ser muito prejudiciais para o negócio. Seguem algumas dicas de como atuar com foco em resultados positivos, no que tange os tributos públicos dessas empresas:

  • Invista no controle interno

Antes de mais nada, para começar a economizar nas questões tributárias é preciso ter o hábito de monitorar e analisar os relatórios financeiros da empresa. É muito importante, para evitar surpresas ruins nas contas, acompanhar os fechamentos mensais e anuais dos balancetes. Isso preparará o empresário para o pagamento de impostos. Pense e execute estratégias para aumentar os lucros no negócio e com isso, também economizar no Imposto de Renda de Pessoa Jurídica – IRPJ e a Contribuição Social Sobre no Lucro Líquido – CSLL. Lembre-se que todo e qualquer lançamento contábil tem efeitos diretos nos impostos, sejam eles contrários ou favoráveis à empresa.

  • A Receita Federal pode ajudar

Você sabia que a Receita Federal tem um sistema destinado ao acompanhamento dos rendimentos de consultórios odontológicos e dentistas? Eles têm, e o sistema é muito eficiente e moderno. Através do serviço de Fontes Pagadoras, o órgão informa os rendimentos e IRRF. Os contribuintes podem consultar e imprimir os rendimentos já pagos e os impostos retidos. Vale destacar que as informações constantes nesse relatório não equivalem à totalidade de impostos que as pessoas físicas e jurídicas irão pagar.

  • Confie o trabalho a bons profissionais

Somente confie a tarefa de cuidar das suas finanças a bons e capacitados profissionais . Procure profissionais multitalentosos ligados às áreas financeira e administrativa, eles podem fazer toda a diferença na gestão do negócio. Isso vale tanto para os profissionais celetistas quanto para os colaboradores terceirizados. Grande parte de prejuízos financeiros / tributários que algumas empresas tomam são consequências de uma série de erros, que vão desde a falta organização até mesmo falta de conhecimento e profissionalismo por parte de quem cuida dessa área. Procure alguém que tenha habilidade suficiente para fazer o acompanhamento e a adequação tributária para a área odontológica.

  • Evite contingências fiscais

Multas e sanções costumam ser grandes vilãs do departamento financeiro e elas são um risco que deve ser tomado como muito sério para a sua empresa. Infrações fiscais podem punir as finanças e o consultório ou dentista, e podem, dependendo do grau da infração cometida, penalizar de maneira a impedir o exercício das atividades. Quando falo em enonomizar impostos, quero dizer que você precisa se organizar para fazer tudo dentro da legalidade e não perder dinheiro com multas e sanções. Não vale a pena colocar a vitalidade da sua empresa em risco, optando por atalhos ou práticas ilegais.

  • Organize-se

Tenha um software de organização administrativa e financeira, além de facilitar o armazenamento dos dados, eles ajudam a economizar tempo e garantir maior precisão nos cálculos que podem confundir e muito a sua cabeça. Lembre-se que você precisa ter a maior tranquilidade possível para desenvolver suas atividades como odontólogo. Quebrar cabeça com rotinas administrativas e financeiras só irão atrapalhar as duas atividades.

Por Alexandre Sales – Diretor EX Soluções - XDental Software Odontológico

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Marketing Completo com XDental 2015

Olá! Hoje iremos abordar um tópico muito importante para sua clínica odontológica que o nosso software XDental 2015 lhe oferece com total tranquilidade e facilidade de manuseio: O Marketing Completo. Com ele você tem todo acesso ao cadastro completo do paciente, classifica-os em grupos, faz orçamentos seguros e fáceis, demonstra o quanto é importante as imagens durante o processo, diferencial em marketing pós-venda, oferece mala direta com opções de impressos e envio de e-mails personalizados e ainda te dá um retorno de pacientes com estatísticas de orçamentos ainda não fechados. Tudo isso numa única ferramenta, o XDental 2015, o melhor XDental de todos os tempos. Falaremos um pouco mais sobre cada item a seguir.

Cadastro Inicial Completo: Além de todos os dados comuns do paciente como nome completo, endereço, dados telefônicos e foto pessoal via webcam, você poderá também incluir as operados telefônicas, economizando nas ligações. Você pode incluir também as indicações dos pacientes, o motivo da consulta e muito mais.

Classifique seus pacientes em grupos: A partir de suas necessidades de pesquisa, você pode classificar seus pacientes por grupos e tem total liberdade para criar qualquer tipo de grupo para facilitar a listagem dos pacientes.

Orçamento seguro e fácil: Na mesma tela de atendimento do paciente, onde contem imagens do processo do mesmo, você pode fazer orçamentos consultando-as e incluindo todos os procedimentos necessários apenas com cliques. Além de visualizar as imagens durante o orçamento e incluir os procedimentos durante o atendimento inicial, você pode também apresentar o orçamento em um crânio 3D, onde você terá total movimentação para melhor exemplificar os procedimentos que serão feitos.

Descubra o poder das imagens: Nunca uma imagem odontológica foi tão importante para sua clínica quanto hoje. O XDental oferece conexão direta com câmeras Nikon e Canon, e também aceita inclusão de fotos pela nova tecnologia, sem fio, com cartão wi-fi. Você pode usar as imagens para resguardos jurídicos, acompanhamento de evolução do caso e para controle do marketing.

Marketing de pós-venda: O Poder do antes e depois. Utilize as fotos do paciente com a evolução do tratamento mostrando o resultado de todo o processo. Assim você o fideliza e torna-o divulgador do seu trabalho. Com o marketing de pós-venda você pode fazer impressões, criar vídeos, gravar CD/DVD direto do XDental 2015 e ainda enviar e-mails personalizados para seus pacientes.

Mala direta: a ferramenta de impressos e envio de e-mails, onde você pode utilizar vários tipos de filtros para selecionar pacientes e fazer impressões e envio de e-mails de sua mala direta.

Resgate pacientes com estatísticas de orçamentos não fechados: Pesquise os pacientes que se interessaram pelo tratamento porém não o fecharam e trabalhe com o XDental no resgate de futuros pacientes e não perca receitas. A lista é apresentada com nomes, telefones e valores de interesse do tratamento.

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XDental 2015 e a nova ferramenta de SMS.

Com a nova ferramenta do XDental 2015, você pode economizar tempo e dinheiro com as ligações, com ela, você pode confirmar as marcações nas agendas com a ferramenta de SMS (Mensagem de texto de celular). Com essa ferramenta, você pode economizar com gastos com ligações definindo quais operadoras telefonias usar, listas de pacientes da agenda semanal e com opções de envio de confirmação de consulta para todos os pacientes ou por grupos e listas. Além disso, a ferramenta possui o campo de observações, onde você pode incluir algo de importância que não foi incluso no modelo.

Além do mais, a ferramenta de SMS também lhe oferece a opção de desmarcação de consultas, onde você pode enviar mensagens de texto para todas as desmarcações do paciente feitas na agenda, com registro automático em seu histórico. Você pode selecionar também certos horários ou dias em que o dentista não poderá realizar a consulta e fazer a desmarcação por SMS para todos ou determinados pacientes. Use a ferramenta de SMS para enviar mensagens de texto informando-o sobre o envio de orçamento por e-mail. Simples e fácil.

A ferramenta de SMS também pode ser usada para informações de atrasos de mensalidades ortodônticas, enviando para cada paciente uma mensagem de texto lembrando suas pendencias com sua clínica. Aumente sua receita com métodos mais fáceis e menos invasivos para seus pacientes, sem contato pessoal, e sem ligações telefônicas pertinentes. O XDental 2015 oferece tudo isso pra você. Não perca tempo, entre em contato com nossa central de vendas e adquira já a versão 2015 do melhor software odontológico de todos os tempos.